Sobald an der Firmensatzung was geändert werden soll ist immer ein Aktionärsprotokoll erforderlich. Eigentlich ist es eine Aktionärsversammlung, bei der die Mehrheit die Änderung bestimmt, das Protokoll unterzeichnet und somit die Handelskammer ihre Bestätigung für die Änderung hat. Eine Aktionärsversammlung mit anschließendem Protokoll ist eine wichtige Sache. Denn nur somit, kann der Geschäftsführer nicht einfach machen was er will. Auch ist es wichtig die Form einzuhalten. Es gibt einen Präsidenten und einen Sekretär für eine solche Versammlung. Hierbei hat der Sekretär die wichtigste Funktion. Der Sekretär unterzeichnet als letzter ein solches Aktionärsprotokoll und er muss dies handschriftlich bei der Handelskammer machen, er muss also Vorort sein. Alle anderen Unterschriften, dürfen als Kopie vorhanden sein. Das ist wichtig bei Auslandsinvestoren wie ich einer bin. Der Geschäftsführer und Sekretär schickt mir sozusagen, das Aktionärsprotokoll, ich unterschreibe es und schicke es ihr via E-Mail zurück. Die Unterschrift dort, ist somit nur eine Kopie meiner Unterschrift. Der Geschäftsführer geht zur Handelskammer und unterschreibt dort. Seine Unterschrift ist dann ein Original.
Ich zitiere eine Anwältin aus Kolumbien
Das Gesetz sieht bei virtuellen Versammlungen zwingend vor, dass der Präsident der Versammlung der Geschäftsführer oder sein Stellvertreter ist. Der Sekretär ist die Person, die die Unterlagen bei der Handelskammer einreicht und dort auch persönlich unterschreiben muss, dh der Sekretär muss persönlich in Kolumbien sein.
